Il est obligatoire d’adopter un règlement intérieur  dans les entreprises, ou établissements, employant au moins cinquante salariés.

L’obligation de mise en place d’un règlement intérieur s’applique au terme d’un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle l’entreprise atteint le seuil de 50 salariés.

Naturellement, si vous avez moins de 50 salariés, vous pouvez instaurer volontairement un règlement intérieur dans votre entreprise. 

Le règlement intérieur est un document nécessairement écrit et rédigé en français. Son contenu est strictement encadré par la loi qui en détermine les dispositions. 

Ce document fixe ainsi :

• Les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 4122-1 du Code du travail ;
• Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises ;
• L’ensemble des règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur.

Le règlement intérieur doit également rappeler :

• Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés définis aux articles 1332-1 à L. 1332-3 du Code du travail ou par la convention collective applicable ;
• Les interdictions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail.

Attention : Certaines clauses sont légalement interdites et ne peuvent figurer dans un règlement intérieur. Il s’agit :

• Des dispositions contraires aux lois et règlements ainsi qu’aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l’entreprise ou l’établissement ;
• Egalement, des règles apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ;
• Enfin, des mesures discriminatoires pour les salariés.

La procédure d’adoption d’un règlement intérieur comporte 4 grandes étapes.

• 1 : L’employeur établi un projet de règlement intérieur ;
• 2 : L’employeur soumet le projet de règlement intérieur au CSE s’il existe ;
• 3 : Il porte à la connaissance, par tout moyen, de ses salariés le règlement intérieur ;

Il s’agit de la formalité de publicité. Cette formalité de publicité peut se matérialiser par un affichage sur les panneaux de l’entreprise ou une diffusion par courriel ou l’intranet de la société.

• 4 : L’entreprise adresse simultanément au greffe du Conseil de Prud’hommes et à l’Inspecteur du travail territorialement compétents une copie du règlement intérieur. Cet envoi doit être accompagné de l’avis rendu par le CSE sur le règlement intérieur.

A réception, l’Inspecteur du travail procédera à un contrôle de la légalité des clauses. Il s’agit du contrôle de conformité.

Bon à savoir : La procédure d’adoption d’un règlement intérieur suppose que l’employeur soit en règle en matière d’élections des représentants du personnel (CSE). En effet, l’employeur doit consulter le CSE sur le projet d’accord du règlement intérieur. L’entreprise adressera d’ailleurs l’avis du CSE  à l’administration.

Il est donc impératif que la société soit en mesure de produire un PV de carence en cas d’absence de CSE. 

A défaut, le règlement intérieur ne serait pas opposable à vos salariés et les sanctions que vous prendrez sur son fondement seraient contestables devant le conseil de prud’hommes.

Le règlement intérieur entrera en vigueur à la date choisie par la société. Cette date doit toutefois se situer obligatoirement un mois après l’accomplissement de l’ensemble des formalités de publicité et de dépôt.