Simplification des obligations d’affichage en entreprise

Depuis le 23 octobre 2016, et en application de deux décrets du 20 octobre 2016 (n° 2016-1417 et 2016-141Depuis le 23 octobre 2016, suite à la publication de deux décrets le 20 octobre 2016 (n° 2016-1417 et 2016-1418) au Journal officiel du 22 octobre 2016, les entreprises ont vu leurs obligations en matière d’affichage et de transmission de documents à l’Inspection du travail allégées. Cette simplification administrative vise à réduire la charge des employeurs, en particulier des TPE et PME.

Une obligation d’affichage remplacée par une obligation de communication

Le droit du travail évolue pour s’adapter aux nouvelles pratiques de communication tout en garantissant une diffusion efficace des informations aux salariés.

Les décrets de 2016 suppriment plusieurs obligations d’affichage, dont la multiplication pouvait nuire à la clarté et à l’efficacité de l’information. Ces affichages sont remplacés par une obligation d’information des salariés « par tout moyen ». Ainsi, les employeurs peuvent transmettre ces informations par courrier papier, email ou via l’intranet de l’entreprise, à condition de pouvoir prouver que les salariés concernés en ont bien pris connaissance.

Toutefois, certains affichages restent recommandés pour des raisons pratiques, notamment ceux relatifs au règlement intérieur et aux dispositions légales sur l’égalité salariale.

Parmi les informations concernées par ces modifications figurent :

• Le règlement intérieur (C. trav., R. 1321-1)
• L’ordre des départs en congés payés (C. trav., D. 3141-6)
• La raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés (C. trav., D. 3141-28 et D. 7121-45)
• Les dispositions sur l’égalité de rémunération entre femmes et hommes (C. trav., R. 3221-2)
• Les jours et horaires de repos collectif des salariés ne bénéficiant pas du repos dominical (C. trav., R. 3172-1)
• L’avis listant les conventions et accords collectifs applicables (C. trav., R. 2262-3)

Une première vague de simplifications avait déjà été introduite par l’ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014, qui avait transformé certaines obligations d’affichage en obligations de communication, notamment en matière de discrimination (C. trav., L. 1142-6) et de harcèlement (C. trav., L. 1152-4 et L. 1153-5).

Des obligations d’affichage maintenues

Certaines obligations d’affichage restent en vigueur, notamment celles concernant :

• Les coordonnées de l’Inspection du travail, du médecin du travail et des services d’urgence (C. trav., D. 4711-1)
• Les horaires collectifs de travail (C. trav., L. 3171-1 à -3)
• L’interdiction de fumer (C. trav., 3512-2)
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (C. trav., R. 4121-1 à -4)
• Les documents relatifs aux élections des représentants du personnel et au fonctionnement des instances représentatives du personnel (IRP) et des syndicats

Une transmission des documents à l’Inspection du travail uniquement sur demande

En plus de la suppression de l’obligation d’envoyer un duplicata de l’affichage des horaires collectifs à l’Inspection du travail (C. trav., D. 3171-17 abrogé), les décrets de 2016 modifient plusieurs obligations de transmission de documents. Désormais, certains documents ne doivent plus être envoyés systématiquement à l’Inspection du travail, mais uniquement mis à sa disposition en cas de demande.

Cela concerne notamment :

• Les récépissés de déclaration à la CNIL relatifs aux traitements automatisés des données de contrôle du temps de travail (C. trav., D. 3171-15)
• Le nom et l’adresse du médecin du travail

Ces mesures visent à simplifier la gestion administrative des entreprises tout en maintenant une diffusion efficace des informations essentielles aux salariés et aux autorités de contrôle.