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Affichage obligatoire : simplification!

Depuis le 23 octobre 2016, et en application de deux décrets du 20 octobre 2016 (n° 2016-1417 et 2016-1418 publiés au Journal officiel du 22 octobre 2016) les obligations des employeurs en matière tant d’affichage obligatoire que de transmission de certains documents à l’Inspection du travail ont été allégées afin de décharger les entreprises, et notamment les TPE et PME, de certaines formalités administratives.

D’une obligation d’affichage à une obligation de communication par « tout moyen » aux salariés

Si le droit a pour vocation d’accompagner la société dans ses mutations, les obligations légales à la charge de l’employeur suivent ce mouvement en s’adaptant aux méthodes de communication modernes tout en garantissant une information équivalente des salariés.

Ainsi, les décrets du 20 octobre 2016 viennent supprimer une série d’affichages d’obligatoires, dont le foisonnement en impacte la lisibilité et donc l’efficacité, pour les remplacer par des obligations d’information des salariés « par tout moyen ».

Les informations visées pourront donc être communiquées par courrier papier, courrier électronique ou encore via l’intranet de l’entreprise, le principal étant que l’employeur soit en mesure de démontrer que les salariés concernés par l’information (tous les salariés de l’entreprise ou une partie des salariés suivant l’information) aient été touchés.

L’affichage de ces informations reste bien entendu possible, et parfois même recommandé d’un point de vue pratique. Tel est notamment le cas pour le règlement intérieur ou encore des dispositions légales sur l’égalité de rémunération.

Les décrets n° 2016-1417 et 2016-1418 visent notamment les informations suivantes : le règlement intérieur (C. trav., R. 1321-1), l’ordre des départs en congés payés (C. trav., D. 3141-6), la raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés à laquelle l’entreprise est affiliée (C. trav., D. 3141-28 et D. 7121-45) ; les dispositions légales relatives à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (C. trav., R. 3221-2), les jours et heures de repos collectif des salariés ne bénéficiant pas du repos dominical (C. trav., R3172-1) ou encore l’avis listant les conventions et accords collectifs applicables dans l’établissement (C. trav., R. 2262-3).

Pour rappel, l’ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2004, portant simplification et adaptation du droit du travail, avait déjà transformé des obligations d’affichage en obligations de communication notamment en matière de discrimination (C. trav., L1142-6) et de harcèlement (C. trav., L1152-4 et L1153-5).

Toutefois, et à titre d’exemples, ne sont pas impactées les obligations d’affichage en matière d’adresse et de numéro de téléphone de l’inspection du travail, du médecin du travail et des services d’urgence (C. trav., D. 4711-1), les horaires collectifs (C. trav., L 3171-1 à -3), l’interdiction de fumer (C. trav., 3512-2), le document unique des risques professionnels (C. trav., R4121-1 à -4) ou encore l’ensemble des documents relatifs aux élections des représentants du personnels, au fonctionnement des IRP et des syndicats.

D’une obligation de transmission à une obligation de mise à disposition à l’Inspection du travail

Outre la suppression de l’obligation d’envoyer un duplicata de l’affiche de l’horaire collectif de travail à l’Inspection du travail (C. trav., D. 3171-17 abrogé), les décrets du 20 octobre 2016 transforment des obligations de communication à l’Inspection du travail en obligation de transmission à l’Inspection en cas de demande de sa part.

L’employeur n’a donc plus à transmettre ces documents, c’est à l’Inspection du travail de les solliciter.

Il s’agit, à titre d’exemples, des récépissés attestant de la déclaration de la CNIL d’un traitement automatisé de données personnels relatif aux documents de contrôle de la durée du travail (C. trav., D. 3171-15), du nom et adresse du médecin surveillant le local destiné à l’allaitement (C. trav., R. 4152-23) ou encore l’avis du CE relatif à la mise en œuvre d’horaires à temps partiel à défaut de convention ou d’accord collectif (C. trav., D. 3123-1).